Privacy Policy

第１条（基本方針）

Ever Letter Works（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する未来日時指定レターサービス「Ever Letter Works」（以下「本サービス」といいます。）の提供に当たり、利用者、お受取人及び第三者登録者の個人情報を適切に保護することが重要な責務であると認識し、個人情報の保護に関する法律その他関係法令及びガイドラインを遵守するとともに、本プライバシーポリシーに基づき、個人情報を適正に取得し、利用し、安全に管理することに努めます。

第２条（取得する個人情報）

当社は、本サービスの提供に当たり、次に掲げる個人情報を取得することがあります。

• 利用者に関する情報
• 氏名
• ふりがな
• 生年月日
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス
• 年齢
• 健康状態その他本サービスの提供に必要な情報
• 本サービスを知ったきっかけ
• 利用契約に関する情報
• お問い合わせ内容
• その他本サービスの提供に必要な情報
• お受取人に関する情報
• 氏名
• ふりがな
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス（任意）
• 生年月日
• 利用者との関係
• その他発送に必要な情報
• 第三者登録者に関する情報
• 氏名
• ふりがな
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス（任意）
• 生年月日
• 利用者との関係
• その他本サービスの運営に必要な情報

第３条（個人情報の利用目的）

当社は、取得した個人情報を、次の目的のために利用します。

• 本サービスの提供及び運営のため
• 本人確認のため
• 利用契約の締結及び履行のため
• 専用キット、冊子その他本サービスに関する物品の発送及び受領のため
• 預託物の発送、配送状況の確認その他発送業務のため
• 発送日、発送条件、受取人その他契約内容の確認及び変更手続のため
• 第三者登録者への連絡、死亡通知の受付その他本サービスの運営上必要な確認のため
• 利用者からのお問い合わせへの対応のため
• 利用料金の請求、入金確認その他契約管理のため
• 本サービスの改善、品質向上及び新サービスの企画、開発のため
• 利用者に対する重要なお知らせ、当社サービスに関するご案内その他必要な情報の提供のため
• 法令に基づく対応のため
• その他前各号に付随する目的のため

第４条（個人情報の取得方法）

当社は、利用者からのお申込み、契約手続、お問い合わせ、相談予約、資料請求、電子メール、電話、オンライン面談、当社ウェブサイト上の各種入力フォームその他適法かつ公正な方法により個人情報を取得します。

また、当社は、本サービスの提供に必要な範囲において、お受取人及び第三者登録者に関する個人情報について、利用者から提供を受けることがあります。

第５条（個人情報の第三者提供）

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者へ提供しません。

• 本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関、地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

第６条（個人情報の取扱いの委託）

当社は、本サービスの提供に必要な範囲において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託先へ委託することがあります。

この場合、当社は、委託先を適切に選定するとともに、個人情報が適切に取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行います。

第７条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他個人情報の安全管理を損なうおそれのある事態を防止するため、組織的、人的、物理的及び技術的な安全管理措置を講じ、個人情報を適切に管理します。

また、当社は、個人情報を取り扱う従業者及び委託先に対し、必要かつ適切な監督を行うとともに、個人情報保護体制の継続的な見直し及び改善に努めます。

第８条（外部サービス等の利用）

当社は、本サービスの提供及び運営に当たり、次に掲げる外部サービスを利用し、又は将来的に利用することがあります。

• Googleが提供する各種サービス（Gmail、Google Driveその他これらに類するサービス）
• 配送事業者が提供する配送サービス
• アクセス解析サービス
• SNSその他広告配信サービス
• 生成AIその他業務効率化を目的とした情報処理サービス

これらの外部サービスを利用する場合には、個人情報保護法その他関係法令を遵守するとともに、利用目的の達成に必要な範囲に限り個人情報を取り扱い、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

なお、生成AIその他情報処理サービスを利用する場合であっても、利用者から取得した個人情報を、当該サービスの学習その他本サービスの提供に必要な範囲を超えて利用しません。

第10条（保有個人データの開示等）

当社は、保有個人データについて、本人又はその代理人から、個人情報の保護に関する法律に基づく利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者提供の停止（以下「開示等」といいます。）の請求を受けた場合には、法令に従い、本人又はその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲内において適切に対応します。

なお、法令により当社が開示等に応じる義務を負わない場合その他法令で認められる場合には、ご請求に応じられないことがあります。

第11条（個人情報の保存期間）

当社は、取得した個人情報について、本サービスの提供に必要な期間及び法令により保存義務が課される期間保存します。

本サービスの提供終了後又は個人情報の利用目的が達成され、保存の必要がなくなった場合には、法令に従い、適切な方法により当該個人情報を消去、匿名化その他必要な措置を講じます。

第12条（プライバシーポリシーの変更）

当社は、法令の制定若しくは改廃、社会情勢の変化、個人情報の取扱いの変更その他必要があると認めた場合には、本プライバシーポリシーを変更することがあります。

変更後のプライバシーポリシーは、当社ウェブサイトへの掲載その他当社が適当と認める方法により公表した時点から効力を生じるものとします。

第13条（個人情報に関するお問い合わせ窓口）

当社は、本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、保有個人データに関する開示等の請求その他個人情報に関するお問い合わせ、苦情及びご相談について、次の窓口において受け付けます。

なお、保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者提供の停止等のご請求につきましては、本人又は適法な代理人であることを確認するため、本人確認書類その他当社が必要と認める資料の提出をお願いする場合があります。

また、ご請求又はお問い合わせの内容によっては、個人情報の保護に関する法律その他関係法令に基づき、ご請求に応じられない場合があるほか、事実確認その他必要な調査のため、回答又は対応までに相当期間を要する場合がありますので、あらかじめご了承ください。